OA 是“Office Automation”的简称，直译过来就是“办公自动化”。自2014年11月控股公司引进OA系统至今已有5年，期间经过两次系统升级和两次增购模块，这表明我们在日常管理中越来越善于使用OA系统，应用程度上也越来越深。
目前，我们在OA系统上的应用主要的是协同办公和流程管理。其实协同办公有很多软件可以实现，如果不考虑保密性的话，用QQ、丁丁、微信等都可以实现协同办公，流程管理用企业电子邮箱也可实现。那么OA系统的优势在哪里呢？OA系统的全称是自动化办公系统，顾名思义，它的意义在于自动化。一个是流程的自动化，它能够根据事先设置的条件、数据等参数自动判断流程的走向；二是查询统计的自动化，根据不同的参数能够得到各式各样的查询统计报表；三也是最重要的，管理的自动化，这就是对OA系统的深入应用了。根据管理的需求，我们可以在OA系统中有针对性的建立管理模块，比如说HR模块、固定资产模块、档案管理模块、车辆管理模块、设备运维模块、生产管理模块等等。什么是管理模块呢？其实就是将相关的管理数据集中、有序的存放，按需要自动进行运算，按参数自动生成报表，按条件自动执行下一步流程，最后自动更新相关数据。
建立一个模块首先是模块设计，然后是模块构建和基础数据导入，接着是测试、修正、试运行，再次修正、测试，最终正式上线。这里面涉及到企业管理和OA技术两个方面，一个模块的成功建立，往往是管理方和技术实施方博弈、妥协、融合的产物。上述步骤中最为重要和困难的是模块设计。小到一个模块，大到一个系统，前期需求确认是颇费周折也是耗时最多的，一旦确认了需求，技术方面实施起来是很快的。这里讲的需求确认其实就是模块设计。
怎样设计一个模块呢？首先从管理的角度出发，有两个问题要明确，一是要明确目标，即对什么进行管理？怎样管理？得到什么结果？二是列出数据项，仔细对照目标考虑数据来源，即现有的管理流程中能够获取可靠的基础数据和更新数据吗？其次是从技术的角度出发，考虑能不能够实现，怎样实现。下面具体讲一讲怎样设计一个模块。
以某企业为例，该企业有多套独立运行的设备，每套设备由主机、辅助系统、配套设施组成，生产厂家、型号、质保期、维保成本、维保时间、维保人员各异。每次维保前由设备管理责任人发起申请，经技术部门审核和公司领导审批后由专人进行维保，完成后由技术部门确认。由于维保项目和零部件繁多难免出现以下问题：1、不按时维保、零部件未到质保期、维保成本对比困难等。该公司希望建立一个设备运维管理模块，将上述问题解决。首先明确目标：1、对设备运维进行管理。2、对设备状况、维保程序、维保项目、零部件质保期、维保金额、维保有效期进行管理。3、能够自动生成每套设备的维修情况报表，能够统计维修金额，对质保期和维保期到期能够提前预警并自动发起维保申请，能自动调出上次维保记录，维保完成后能够自动更新设备状况记录；再来评估现有的管理流程对达到上述目的能不能提供所需数据：如设备型号、零部件型号、生产厂家、采购时间、运行时间、保质期、责任人、金额……，如果不能够全部提供，就必须考虑增设管理流程；最后技术人员对上述要求进行评估，能不能做到，怎样做……。随着对OA系统的了解，我们的OA管理人员技术水平日渐提高，已经完全可以独立建立管理模块。
OA系统的运用改变了我们的管理模式，改变了企业获取数据的方式，下一步随着对OA系统在自动化管理方面的深入应用将会对我们的管理手段产生深刻的影响，进一步提高效率，降低成本，提升企业的竞争力。